前頁では拠点間の会議をする為に、WEB会議システムを導入すると、どの程度コストがカットできるのかをお伝えしました。では、導入がうまく進まないケースとはどんなものなのでしょうか。
WEB会議システムの導入をご検討される企業様の9割以上が無料トライアルをされています。（WEB会議システム無料トライアル）お試しいただく際に、拠点間で実際会議をして試されることも御座います。その時にWEB会議システムの導入を検討する担当者の頭を悩ませるのが「使い方がわからない。」や、「映像が映らない、音声が聞こえない」といったトラブルを訴える声です。
では、どうすればWEB会議システム導入に、満場一致で納得してもらえるのか。
それは、「トラブルを起こさずにスムーズにWEB会議システムで意思疎通ができること」に尽きます。
例えばWEB会議システムに起こりやすいトラブルとして「音声が聞こえない」ということがあります。また「音がハウリングする」ということなど、映像、音声においてのトラブルが多数を占めます。よってトライアルをする前に想定されるトラブルと対策法を知っておくことで、それを防ぐことが出来ます。
よくあるトラブルランキングとその解決法←こちらにてトラブルをまとめております。
拠点間での会議を行うときは、参加者がWEB会議システムの使い方を知っておくことが重要です。
上記のトラブルランキングは簡易的なものですが、以前年配の方が多い企業様から頂いたご相談で、WEB会議をする度に音声が二重に聞こえたりするなどのお声を頂いておりました。そこで、WEB会議システムをお使いいただく皆様に解決法をお伝えして頂くと、不思議なほどトラブルはなくなったそうです。
ここまでご説明してきたWEB会議システムですが、本ページではシンプルに導入するメリットと気をつけたほうがいいポイントをご紹介します。
メリット
・会議のために出張する場合、費用コストのカットが可能 ・会議のために移動時間がかかる場合、時間コストのカットが可能 ・PDFやOfficeなどの資料を共有しながら会議が出来るため、ペーパーレス会議が実現できる。 ・オンライン上で会議を開催できるため、場所を選ばない
気をつけたほうがいいこと
・起こりうるトラブルと、対処法を把握する必要がある ・価格による機能の違いは実は余り無い ・会議室が複数作れる製品かを確認する必要がある
おわりに
WEB会議システムを導入するときに気をつけたいポイントを簡単にお伝えしましたが、如何でしたでしょうか。システムの導入でコストカットや業務の効率化など、様々なメリットがありますがその反面導入がうまくいかないポイントがわかっていただけたかと思います。
どの製品においても不明なことやわからないことは、一人で解決しようとするよりも担当者に連絡をとることですぐに解決するケースが多いように感じます。また弊社では導入前であっても導入後であっても遠隔セッティングなどサポートの体制に力を入れています。それは、間違いなく便利で有益なシステムを一人でも多くの方にお使いいただきたいという思いがあるからです。
コストカットが重要視されている今だからこそ、一番メリットのある製品をご検討ください。
百聞は一見にしかず、ということわざの通り実際に製品をお試し下さいませ。