年々「WEB会議システム」を導入する企業が増えてきており、弊社でも多数のお問い合わせを頂いて
おります。
WEB会議システムとは「出張したり交通費をかけることなくオンライン上で資料を共有して会議をしたり、
社外のお客様を招待して移動コストをかけることなく打ち合わせしたりする」といった
コストカット＆効率化を実現するビジュアルコミュニ ケーションツールです。
WEB会議システムはコストカットの声が多い今、様々な支出を抑える素晴らしいツールです。
交通費や出張先での宿泊費、 またそれにかかる時間的コストをカットしたい企業にとっては
導入必須のツールと今後なっていくでしょう。
しかし現在、「導入費用が高い」「本当に導入して使いこなせるのか」などといった声が多く聞かれます。
また最悪のパター ンとしては高い導入費用を支払い使い始めたはいいが、使いこなせず１年間の
最低使用期間だけが残る、といったことも あります。
「WEB会議システム」＝「コストカット＆効率化」というイメージが定着した為、
導入時に気をつけなければいけないポイントをすっ飛ばしてしまい、導入後に使いこなせない企業が多く
存在します。
このシリーズでは、WEB会議システム導入前に知っておくべきことを解説します。
また長年WEB会議システムに携わってきた弊社に寄せられるご相談を基に
「WEB会議システムで失敗しない選定基準」
を お伝えします。
WEB会議システムを既に導入いただいている企業様、これから導入をご検討されている企業様にとって
有益な情報の ご提供が出来れば幸いです。最後まで是非お付き合いください
簡単に招待メールを使用できるかどうか
WEB会議システムを取引先やクライアントとの打ち合わせで使いたいという方は多いのではないでしょうか。
そういった社外とのやり取りも手軽に行えるのがWEB会議システムのメリットのひとつでもあります。
ミエルカ・クラウドでは同時刻に複数の会議室が使用できますので、急な打ち合わせにも対応できます。
①招待したいゲストの アドレスを追加
②送信！ 招待された側は、 メールに記載のある URLをクリック するだけでOK!
上記はミエルカクラウドを使用した際の招待メールの手順ですが、
２ステップの操作で簡単に会議室に招待することが できます。また受信した側もＵＲＬをクリックするだけで入室できますので、
非常にシンプルな機能となっています。
コストがかかりすぎないか？
WEB会議システムの導入をご検討される企業様で、一番多い相談が
「拠点間での会議をWEB会議システムで行いた い」というものです。
まずは費用面を見ていきましょう。
毎月出張を行っている企業では上記の出張交通費だけではなく、
別途宿泊費などがかかりコストがかさみがちです。
上記の会議をWEB会議に置き換えた場合だと
大幅にコスト削減ができます。
またミエルカ・クラウドには使用制限はありませんので、会議の数を増やす ことや、
緊急の会議を開くことも簡単にできます。
次回は、「WEB会議システムの導入がうまく進まないケース」を考察します。
